昨日今日といよいよ電子定款の認証のために動き出しています。

電子定款の認証は、WORDファイルで定款を作成し、公証役場に事前確認をします。

私の場合はネットで拾ってきた雛形をもとに定款のドラフトを作成しました。


定款ファイルの事前確認

公証役場に電話連絡して確認を依頼

まずは公証役場に電話で定款の認証を受けたい旨を連絡して、その後事前確認のために定款のドラフトをFAXで送り確認してもらいます。

本当はメールで送りたかったのですが、どうしてもFAXでということで、FAXでお送りして確認してもらいました。

公証役場の事務の人はとても丁寧で、はじめての定款認証であることを伝えるとかなり優しく対応してくれました。(電子署名の準備はできてるか、とか、印鑑証明は手元にあるかなどを心配していただきました。)

定款を公証役場に送る際、自宅にFAXもプリンターもないので、コンビニまで行って定款のファイルを印刷した上でFAXしました。

その後、確認の電話を入れると、個人の印鑑証明も送ってほしいということでしたので、FAXすることになりました。

この点、二度手間になってしまったので、これから定款の認証を受ける人は、個人の印鑑証明書を送る必要があるかは事前に確認しておくと良いかもしれません。

2時間くらいして電話があり、いくつか細かい修正を頂きました。


定款の目的部分は法務局にも確認

あと、定款の目的部分の文言は法務省に確認してほしいということでしたので、法務省にも確認の連絡をしました。

法務省の本局はかなり忙しそうで、電話も繋がりにくかったですが、連絡した上で定款の目的分を見てほしいと伝えると、FAXしてほしいということでしたので、こちらもFAXをして見ていただきました。

細かな指摘はありましたが、おおむね問題なく確認が完了しました。(定款の目的部分は会社が決めることなので、法務局でこうしなさいということは言わないようで、「見る人にとってはこちらの表現の方がわかりやすいんではないか」というようなニュアンスで指導いただいた感じです。)


電子署名つき定款の作成

定款の事前確認が済んだので、確定した定款ファイルから電子署名付きのPDFファイルを作成します。

指摘事項を修正したWORDファイルをPDFに変換して電子署名を付与すると、電子署名つきの定款ファイルが完成します。

電子署名の付与の仕方は別の記事で紹介していますが、Adobeの有償版(自分の場合はAdobe Acrobat)、電子証明書、PDF署名プラグインのダウンロードをすませておきます。

その上でAdobe Acrobatの署名の付与を選択して、署名を入れる範囲を選択して電子署名を付与します。(PDF署名プラグインをAdobeに入れることで電子署名を付与できるようになる)

文章にするとややこしいですが、作業時間にすると5分もかからず簡単です。

上記のリンク先にある各マニュアルを参考にすると迷うことはないと思います。

自分の場合はe-TAXを利用していたので、すでに電子署名書やICカードリーダーを持っていたので、より簡単にできました。

Adobeの有償版は4万円くらいしますが、無償の体験版があるので、そちらで代用可能です。


電子定款の送信

あとは申請用総合ソフトを使って電子定款を送信するだけです。

法務省の申請用総合ソフトをダウンロードして、マニュアルをもとに電子署名付きの定款を送信します。

申請用総合ソフトはマニュアルを元に操作することで簡単に送信までできます。

申請用総合ソフトのマニュアルは、以下のページの下の方にある「申請者操作手引書(電子公証申請 申請用総合ソフト編)」からダウンロードできます。

登記・供託オンライン申請システム

申請時には担当する公証人も選択する必要がありますが、公証役場に電話確認をした際に、公証役場へ行く日も打ち合わせることになるので、その際に担当する公証人も教えてもらいます。

電子送信してから30分程度で公証役場から連絡があり、問題ない旨を教えてもらい、実際に公証役場に行く日を打ち合わせました。

これで後は公証役場で認証した定款を受け取るだけです。


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