会社設立のためには会社設立登記が必要になりますが、設立登記の際に必要になるのが定款の認証です。
定款を電子定款にすることで印紙代を節約できるので、最近は利用する人が増えています。
そこで電子定款の認証の方法を見ていきたいと思います。
電子定款の認証の流れ
電子定款を認証するには以下の流れを踏む必要があります。
- 申請者情報の登録
- 申請用総合ソフトのダウンロード
- 電子定款の送信
- 公証役場で定款の受取
申請者情報の登録
電子定款の認証手続きは法務省のオンラインシステムから申請をして、認証済みの定款や電子データを公証役場で受け取る必要があります。
まず法務省のオンラインシステム上で電子定款のデータの送信をするため、申請者情報の登録をします。
申請者情報の登録は以下の「登記ねっと 供託ねっと」という法務省のサイトで行います。
サイト上の画面左の方にある「申請者情報登録」をクリックします。
後は情報登録画面に遷移しますので、必要情報を登録します。
ちなみにパスワードは記号と英数字を混在させないといけないので注意しましょう。
必要情報を入力すると、登録したメールアドレス宛に認証情報が送信されますので、送られてきた認証番号を画面上で入力すると登録完了です。
ログイン画面に遷移して、次回以降は登録したIDとパスワードでログインすることができます。
申請用総合ソフトのダウンロード
登記・供託オンラインシステムにログインできるようになったら申請用の専用ソフトをダウンロード、インストールします。
専用ソフトのダウンロードはログイン前でもすることができ、登記・供託オンラインシステムのトップページのダウンロードを選択して、「申請用総合ソフト」のダウンロードを選択します。
インストール用ファイルがダウンロードできますので、そのまま専用ソフトのインストールに進みます。
パソコンによっては設定が必要になる場合もあるので、その場合は申請者操作手引書（導入編）などを参考にして設定をします。
電子定款の送信
申請用総合ソフトのインストールができたら、そのソフトを使って電子定款を公証役場に送信します。
申請用総合ソフトの案内に従って、電子定款を登録して送信手続きをしましょう。
なお、送信するのは設立する会社の本店所在地を管轄する法務局の管轄エリア内の公証役場です。
電子定款は送信する前に公証役場の人に見てもらったり、送信時に電話をして電子定款を送信する旨を伝えると、その後の手続きがスムーズになり、認証完了時に連絡をもらえることもあります。
このあたりは電子化されていてもかなりアナログな印象ですので、スムーズに手続きするには電話や対面でのコミュニケーションが重要になります。
メールや電話で連絡が来たら無事認証が完了したことになります。
公証役場で定款の受取
認証が完了したら、最後に公証役場へ定款を受け取りにいきます。
公証役場へ行って電子データを受け取る必要があります。
公証役場に行く際は以下のものを持っていきましょう。
■公証役場に持っていく物
- 定款を印刷したもの（会社用と登記用の2通）
- 委任状
- 空のCD-R
- 認証手数料：50,000円
- その他手数料：約2,000円
- 実印
- 印鑑証明
- 身分証明書
公証役場で定款を認証してもらうためには、認証手数料とその他手数料を合わせて約52,000円が必要になります。
お金がないと当然認証データももらえないので、お金が必要になります。カード決済などには対応していないので、現金を用意しておきましょう。
所要時間は15分程度で終わります。
これで電子定款の認証は完了です。公証役場で受け取ったデータなどを揃えていよいよ設立登記に行くことになります。
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